פרוטוקול "הגדרת בעיה" לעבודה בקבוצות

הגדרת בעיה לפני יציאה לפתרון – תקציר 

*הכלי פותח במסגרת תכנית "מעוז"

הכלי מומלץ להפעלה: בכל פעם שעולה אתגר הדורש פתרון. הוא טוב לפתרון בעיות בארגון, לתהליכי פיתוח מוצר ועבור יוזמות.  

הנחת היסוד העומדת מאחורי הכלי: הקדשת זמן להגדרת בעיה מזמנת פתרון טוב. 

אלברט איינשטיין אמר: "אם יש לי שעה לפתור בעיה אני אקדיש 55 דקות לחשיבה על הבעיה ו – 5 דקות לחשיבה על הפתרון". 

הכלי ממקד. בהגדרת בעיה מורכבת הוא ממסייע בקבלת החלטה באיזה חלק של הבעיה לטפל. 

מומלץ להזמין לתהליך גם אנשים מחוץ לבעלי העניין הישירים שצריכים להתמודד עם הבעיה: מומחים וקהלים שהבעיה נוגעת אליהם. 

ניסוח הבעיה- השלבים

1. 1. ניסוח תופעה בלתי רצויה:  התייחסות  גם לאוכלוסיית היעד- מתחמת את הבעיה. חשוב! – התופעה היא לא הבעיה. מתחילים מהתופעה. למשל: ילדים בעיר מסויימת לא חשים גאווה עירונית.

• עץ הבעיה : 

מתחילים במיפוי  הגורמים לבעיה. על כל גורם ראשי שואלים מספר פעמים "למה" . רושמים את שרשרת הגורמים הנוצרת מהשאלה "למה" מתחת לכל גורם ראשי. המפה שנוצרת היא של סיבה ומסובב\ים. 

ממשיכים במיפוי התוצאות של התופעה. מה קורה כתוצאה של תוצאה . רושמים את שרשרת התוצאות. 

1. התבססות על נתונים:  ביחס לגורמים ולהשלכות שרשמנו. כדי שנוכל, אחר כך, לבחור במה להתמקד. 
2. ניסוח הנחות יסוד: כי כשמנסחים הנחה אפשר לנסות לתקף אותה – האם זו דעתי או שהיא מגובת מחקרים? לכן- האם לזנוח אותה או לעבוד איתה? 

איך מחלצים הנחות? לשאול- מה הנחת היסוד שעומדת מאחורי מה שאמרת? להבחין בין הנחות יסוד אשר יש בתוכן פתרון לבין זיהוי הנחות יסוד ערכיות. 

1. בחירת נתיב קריטי: במה מתעסקים ובעיקר למה לא.. מסתכלים על כל עץ הבעיה, מציירים ביד חופשית את הגורם וההשלכה בה אני הולך לטפל. אפשר לשרטט כל מיני נתיבים ואז לבחור. 
2. שיקולים בבחירת הנתיב הקריטי: איך בוחרים? למשל- על בסיס נתונים. נתונים מאפשרים להבין את מידת הקריטיות של הנתיב. עוד ממד בחירה- המקום שלנו- תשוקה, אנרגיה, ערכים שחשובים לי, כל עוד הנתונים מגבים את הנתיב. עוד ממד בחירה- השדה. למשל יש או אין שותף קריטי. 
3. הגדרת הבעיה: הנובעת מבחירת הנתיב הקריטי- גורם\ תופעה לא רצויה\ השלכה. בגלל כך וכך קורה כך וכך, ולכן ההשלכה היא כך וכך. הגדרה מסוימת מזמינה את סוג הפתרון.

הרחבה של שלבי ניסוח הבעיה תמצאו בפרוטוקול מוכן לעבודה המצורף כאן.* 

*בראש הפרוטוקול שאלה שנוסחה סביב תופעה לא רצויה במכון שלנו. השאלה היא להמחשה בלבד.