רקע
ההזדמנות
המשתתפים באירועים נחשפים לידע רב ועדכני. חלקו נחשף בערוצים פורמליים, למשל באמצעות מצגות והרצאות, וחלקו בעורצים לא פורמליים, בשיחות מסדרון, פינות הקפה, שולחן ארוחת הצהריים.
המשתתף תמיד לוקח איתו חלק מסויים מידע זה אשר יתכן ואף יסייע לו בעתיד. יחד עם זאת, חלק גדול מהידע פשוט מתפוגג בסיום האירוע, או נשאר נחלת המשתתף ולא מגיע לידיעת עמיתיו.
הליך מסודר ופשוט לתיעוד ושימור הידע מאירועים יכול להכפיל ואף לשלש את התועלת של הארגון ושל המשתתף עצמו מההשתתפות בכנס.
איזה ידע כדאי לעתד ולשתף?
כל מידע או ידע שנראים למשתתף בעלי פוטנציאל לשימוש עתידי – שלו אישית או של הארגון. לדוגמא:
- קשרים – למשל קשר עם מומחה בתחום שעשוי להיות רלבנטי לארגון
- הזדמנויות – למשל מידע שיוכל להוביל להזדמנות שיווקית, לשיתוף פעולה מעניין
- כלים ומתודולוגיות חדשות
- מגמות מפציעות
- לפעמים גם תיאוריה מעניינת שיכולה לפתוח כיווני מחשבה חדשים.
- ועוד- בהתאם לאירוע.
עם מי לשתף
- שיתוף רחב במכון
- עם הצוות
- מיצוי הידע ע״י המשתתף עצמו – כלומר לוודא שיום לאחר הכנס הידע והחוויות שרכשו לא יתפוגגו בעבודה השוטפת שלו.
תהליכים
לפני האירוע
- לידע את מנהל הידע של היחידה ו/או מנהלת הידע של המכון ו/או המנהל הישיר של העובד על כוונה להשתתף באירוע מסויים (כנס, תערוכה, סיור מקצועי, סדנא וארועים דומים.
- זיהוי האינטרסים של המנהל, של הצוות, של המכון, של בעלי עניין נוספים ושל המשתתף – מהו הפוטנציאל? איזה ידע רלבנטי מהאירוע כדאי להביא למכון?
בעת האירוע
- להינות. להשכיל. להיות סקרן. להסתכל מסביב. לחפש ידע חדש, הזדמנויות, שיחות עם אנשים מעניינים שאת/ה מכירים מהעבר או דווקא כאלה שטרם הכרתם.
- לשתף מיידית, בזמן אמת, בדברים החשובים שגילת באירוע. בפייסבוק, בווטסאפ של היחידה. פרקטיקה זו מגדילה את הסיכוי שיעשה שימוש בידע גם בעתיד.
- תיעוד הדברים המעניינים באירוע בכל אמצעי המתאים לעובד- מחברת, טאבלט וכו׳. דרך נוחה במיוחד היא להזין האת המידע ישירות לטמפלט בתוך תיקיית הארועים של המכון, בענן (גוגל דרייב). כדאי גם לצלם פריטי מידע מעניינים, כסרטונים או סטילס.
- איסוף חומר מתועד שנראה לכם מעניין ושימושי – למשל מצגות.
לאחר האירוע
להזין את האירוע לתיקיית האירועים בענן. להפיץ את המידע לאנשים במכון שהוא עשוי להיות רלבנטי עבורם.
להעלות את המידע למקומות הרלבנטיים בתיקית הידע של היחידה, וכשמתאים – גם בויקיפדיה.
כמה פרקטיקות לשיתוף בידע:
שיחה עם המנהל הישיר ומשתתף – מה הוא הביא מהכנס, מה מתכוון לעשות עם הידע החדש.
להקצות זמן מוגדר בפגישת הצוות שלך היחידה לדיווח על האירוע ולדיון על הזדמנויות שהוא מציע.
לקריאה נוספת
כתבה קצרה: למה חשוב לתעד ידע באופן מקצועי?
